25 de junho de 2019

Controle financeiro online: 8 razões para abandonar as planilhas já!

Como controlar seu dinheiro utilizando um sistema financeiro online Controle financeiro online: 8 razões para abandonar as planilhas já!

1. Facilidade de uso

As ferramentas online são projetadas e construídas desde o início para serem intuitivas e descomplicadas. A intenção é de se criar algo acessível a qualquer usuário, independentemente de sua experiência com sistemas do tipo. No caso de uma planilha de Excel, é necessário aprender razoavelmente sobre a ferramenta antes de usar, e na medida em que você necessitar de aplicações mais robustas, mais complicada ficará a usabilidade.

2. Organização

O sistema online é estruturado para que os dados estejam organizados com uma lógica que todos conseguem entender. Já no caso da planilha, isso tudo vai variar de acordo com a pessoa que a utiliza: se alguém na equipe for desorganizado ou seguir uma metodologia própria, são grandes as chances de tudo virar uma bagunça com o passar do tempo.

3. Acessibilidade

O software é hospedado na nuvem, ficando online 24 horas e disponível para acesso de qualquer lugar com internet, além de funcionar em tablets e smartphones. Já a planilha fica armazenada em um computador e pode ser acessada apenas por meio dele, limitando assim o seu uso.

4. Suporte

Os softwares contam com suporte profissional especializado. Além disso eles também disponibilizam diversos tutoriais e guias online para ajudar em sua utilização. São facilidades que simplesmente não existem para as planilhas, onde o suporte é pobre, pouco acessível e padronizado para todos.

5. Segurança

Toda a informação é criptografada e guardada na nuvem quando se usa softwares online. Se um servidor for afetado, todo o banco de dados estará seguro, pois tudo estará armazenado duplamente em outro servidor. Esse tipo de segurança não existe com as planilhas comuns e como elas estão dentro de computadores normais, existe o risco se perderem por problemas técnicos, avarias ou roubo do equipamento.

6. Interação com documentos

O software de controle financeiro permite que as informações sejam integradas e que todos os documentos e relatórios sejam navegáveis entre si. Os dados ficam armazenados de forma organizada, acompanhado de sua respectiva informação de origem: notas fiscais, NFE, boletos, comprovantes, contratos, entre outros. Dessa forma você poderá poupar tempo ao realizar análises e verificar tudo que está registrado ali.

7. Manutenção e melhorias

Os sistemas online estão sempre passando por processos de manutenção e correção de possíveis erros. Além disso, o acréscimo de funcionalidades é constante, seja pelo lançamento de novas versões ou por upgrades nas versões existentes. O intuito é de sempre melhorar a usabilidade e atualizar o sistema para as novas práticas e tecnologias do mercado.

8. Interatividade e colaboração

O software financeiro é feito especialmente para ser usado por equipes. Toda informação é armazenada na nuvem e todos os usuários têm acesso simultâneo e fácil ao sistema, possibilitando assim que as informações financeiras da empresa estejam sempre atualizadas. Já as planilhas eletrônicas são compartilhadas por e-mail ou por rede interna e possuem a ressalva de apenas um usuário poder usá-la por vez, criando o risco de lançar informações desatualizadas ou duplicadas.

De fato, os sistemas para controle financeiro online são muito mais completos e indicados para se fazer o registro das operações de sua empresa. Por serem construídos especialmente para isso, a sua aplicabilidade é melhor do que quando se usa uma ferramenta genérica como planilhas eletrônicas normais.

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