A principal função de uma secretária hoje

Até a alguns anos uma boa secretária era uma secretária boa. Hoje isso mudou. Competência é mais importante que beleza. A beleza ainda continua a ser importante, mas tem fator secundário. Boa aparência é qualidade requerida, e aparência não está vinculada à beleza. Aparência é postura, é se vestir e se sentir bem. É ser bonita por dentro, estar de bem com a vida, é se amar. Boa aparência está ligada ao estado de espírito e não a atributos físicos do corpo.

A secretária é alguém que deve gerar harmonia em toda a organização. Deve apaziguar conflitos entre departamentos e gerar sinergia conciliando ideias diversas.

São comuns conflitos organizacionais por interesses opostos. É o departamentos de marketing querendo mais recursos para promover uma nova campanha contra o departamento financeiro que deseja cortar gastos.

A boa secretária trabalha como intermediária, como interlocutora entre interesses diversos. Deve resolver conflitos buscando o melhor interesse organizacional.

Num passado não muito distante secretárias pareciam inimigas da empresa. Eram “leva e traz”; responsáveis por promover guerras setoriais. Se o departamento Financeiro libera-se uma dada quantia para o departamento de Pesquisa e Desenvolvimento e negasse semelhante quantia para o departamento de Marketing, ao invés de ela procurar conhecer os motivos que levaram a direção do departamento financeiro a tomar tal decisão e apaziguar conflitos não, ela era fruto da discórdia ao anunciar em alto e bom som que: para o departamento de marketing não tem dinheiro, mas para P&D tem.

Uma das funções de uma secretária efetiva é diminuir conflitos, é explicar que neste momento os recursos estão sendo destinados prioritariamente para o departamento de P&D, não que ele seja mais importante que o departamento de marketing, mas que assim ficou definido no planejamento organizacional, mas que o departamento de marketing também está incluído no processo e terá seu foco no período apropriado.

Veja que uma funcionária com esse perfil pode fazer toda a diferença em favor da organização na qual ela trabalha. Assim ela gera harmonia e entendimento entre departamentos, mostrando o porquê de uma ou outra decisão ter sido tomada e que na verdade tudo é em benefício do todo organizacional, que não há protecionismo para um ou outro departamento.

A secretária de hoje deve ser um elo organizacional, promovendo harmonia entre departamentos e fazendo fluir a boa notícia na empresa e não promovendo fofocas e picuinhas.

Também cabe a secretária espelhar para os clientes os valores e objetivos organizacionais, buscar entender suas necessidades e desejos e trazer ideias para a organização de forma a conciliar interesses organizacionais com a plena satisfação de seus clientes.

Já foi o tempo que secretárias anotavam recados e barravam telefonas indesejados, hoje ela exerce função estratégica dentro de uma organização e é também responsável direta pelo sucesso organizacional.

Boa semana! ;-)