Modelando processos
“Um processo, na maioria das vezes, é amplamente definido como uma atividade executada por meio de uma série de passos relacionados entre si, os quais produzem um resultado específico ou um grupo de resultados específicos” (MORRIS; BRANDON, 1994, p. 46).
A modelagem de processos consiste em diagramar as ações, etapa por etapa, e na ordem que elas acontecem, de uma atividade desenvolvida pela organização.
Este artigo é uma visão minha sobre modelagem de processos. A ideia surgiu de dois textos do blog do Ronaldo (primeiro texto, segundo texto).
A pergunta é: para que modelar processos?
Vamos a quatro bons motivos para se modelar processos.
A modelagem ajuda na comunicação pelo fato de se ter um melhor entendimento do processo. Também favorece a capacitação de colaboradores por haver um conhecimento melhor do que deve ser feito.
A modelagem favorece o entendimento do processo como um todo, o que permite um melhor planejamento da execução das atividades.
Também durante a modelagem é possível identificar problemas, conhecer gargalos e etapas desnecessárias ou que podem ser remodeladas.
Outro ponto, este eu considero o mais importante, ao se modelar um processo se gera conhecimento, registrado e incorporado à estrutura organizacional. Novos funcionários podem entender a organização a partir de processos modelados.
E o lado ruim de modelar processos?
A modelagem mitiga a criatividade. Com o processo todo modelado não há brecha para o toque pessoal e diferenciado do funcionário que executa a tarefa.
O modelo não é questionado, funcionários o seguem sem se perguntarem o porquê estão fazendo aquela atividade. Muitas vezes a atividade ficou obsoleta e desnecessária no processo ou mesmo há outras maneiras mais eficientes de se chegar ao resultado desejado.
Modelos não permitem organizações agirem como cérebros.
Como podemos notar existem vantagens e desvantagens ao trabalhar com base em modelos. Mas acredito que no estágio atual de nossas organizações, modelos nos trazem mais vantagens.
Por quê?
Porque a grande maioria dos funcionários são medíocres, incapazes de ir muito além da mesmice, são medrosos e pouco propensos a quererem aprender e muito menos a aprender a aprender. Preferem seguir as regras ao invés de arriscarem inovando.