5W1H
O 5W1H deve ser usado na elaboração de um plano de ação. Os “5W” são as iniciais em inglês de cinco questionamentos a serem feitos:
What – O que?
Why – Por quê?
When – Quando?
Where – Onde?
Who – Quem?
O “H” é mais um questionamento importante:
How – Como?
Se todo projeto antes de iniciado for questionado com estas perguntas, muitos erros são evitados, às vezes até mesmo questiona-se a necessidade do próprio projeto.
Mesmo processos que são realizados da mesma forma durante anos ou décadas devem ser frequentemente questionados pelos 5W1H. Muitos pensam que erros são cometidos por organizações menores, mas tanto pequenas como grandes empresas comentem erros simples por falta de questionamento.
Exemplo real
Na Universidade em que trabalho, na lista de documentos necessários para realização da matrícula, constava como obrigatório a entrega de 2 fotos 3x4. Numa reunião de pauta foi questionado o What das fotos. A conclusão: uma delas era usada para confecção da carteirinha de estudante. Só que hoje a foto da carteirinha é digital, sendo assim não há necessidade de solicitar duas fotos aos calouros. Apenas uma foto para o prontuário é suficiente.
Organizações, assim como pessoas, realizam algumas atividades por puro hábito. Questioná-las é sempre bom.
A prática japonesa do 5W1H também pode trazer conflitos, pois as pessoas não gostam de serem questionadas dos porquês e nem de mudar rotinas. É comum o argumento que desde sempre foi feito assim.
Termino lhe deixando um desafio: comece a questionar os processos nos quais você trabalha. Tenho certeza que você ficará surpreso com quantas coisas realizamos sem necessidade alguma, simplesmente porque sempre foi assim. Questione o sempre; remodele processos, mude atividades e seja mais efetivo.
Trabalhando assim, tanto empresas como profissionais sofrerão mudanças significativas e importantes e serão mais eficientes.