Organizando a agenda de trabalho

É bem comum termos diversas atividades a serem realizadas ao longo do dia, da semana e dos próximos meses. Para dar conta do recado de maneira satisfatória a palavra chave é planejamento.

Se eu tivesse seis horas para derrubar uma árvore, passaria as quatro primeiras afiando o machado” (Abraham Lincoln)

Cada um tem uma maneira de organizar as atividades que tem que desenvolver de forma a cumpri-las de maneira satisfatória. Nem todos conseguem; talvez porque o método esteja sendo mal empregado ou porque as atividades são impossíveis de serem realizadas no tempo proposto, neste segundo caso a pessoa tem que desenvolver uma habilidade: gerenciar suas ações ao longo de suas horas de trabalho e aprender a dizer não, tanto para si mesma como para os outros quando estiver com a agenda lotada.

Pensemos nas atividades a serem realizadas durante a semana. Ao chegar para trabalhar na segunda-feira o ideal, em minha opinião, é desenvolver a agenda das tarefas a serem cumpridas na semana. Vamos aos passos:

1)      Comece anotando todas as tarefas a serem realizadas.

2)      Numere essas atividades por prioridades.

3)      Reserve 1 hora do seu dia para as coisas urgentes que acontecerão e lhe tirarão do seu foco principal.

4)      Reserve mais alguns minutos para descanso e lanche, um no período da manhã e outro no período da tarde.

5)      Divida as atividades ao longo dos dias da semana de forma a equilibrá-las tanto em relação ao tempo de duração como em relação à rotinização delas. Fazer sempre a mesma coisa é chato, por isso a importância de mesclar tarefas de natureza distintas.

6)      Policie-se para seguir o que foi traçado.

Com uma agenda definida fica mais fácil dizer não quando o chefe for lhe atribuir mais atividades. Você mostra sua agenda a ele e diz: Para cumprir essa nova tarefa terei que deixar de realizar essa. É assim que o Sr. deseja? Desta forma você joga a responsabilidade para ele e não cai no erro de assumir mais uma tarefa e não conseguir cumpri-la.

A idéia é a mesma para meses, bimestres, semestres. Não sei como é a sua rotina de trabalho, mas como trabalho com educação minhas rotinas costumam ser semestrais. É claro que quanto maior o horizonte de tempo, mais flexível deve ser sua rotina, esteja aberto a mudanças. Lembre-se: saber onde se deseja chegar é o primeiro passo para se ter sucesso.